Maßnahmen

Die Einhaltung der internen und externen Vorgaben und Unternehmensanforderungen soll durch die weltweite Compliance-Organisation sichergestellt werden.

Das Compliance-Management-System ist ein wesentlicher Bestandteil des „Three Lines of Defense“-Modells und gehört der zweiten Verteidigungslinie zur Risikosteuerung und -kontrolle an. Wir verweisen hierzu auf den Risikobericht.

Die Berücksichtigung der Berichterstattung interner und externer Interessenträger ist ein wichtiger Bestandteil des Compliance-Management-Systems. Unser Hinweisgebersystem gewährleistet, dass potenzielle Regelverstöße frühzeitig erkannt, aufgeklärt und abgestellt werden. Hinweise werden fair, zeitnah und angemessen geprüft und mit höchster Vertraulichkeit behandelt.

Hinweisgebersystem und Compliance

Seit 2021 betreibt WACKER ein weltweites Hinweisgebersystem (BKMS), das sowohl internen als auch externen Hinweisgebern zur Verfügung steht. Hinweise können persönlich oder anonym online oder über eine externe Hotline abgegeben werden. Zusätzlich können Hinweise auch lokalen Compliance Officers, Führungskräften oder Arbeitnehmervertretern gemeldet werden. In den USA bietet WACKER eine zusätzliche Hinweisabgabemöglichkeit über die Software-Plattform Navex an. Der Hinweisgeberprozess wird kontinuierlich auf Optimierungsbedarf überprüft.

Kommunikation und Transparenz

Im Berichtsjahr 2024 wurde die Kommunikation im Rahmen des Hinweisgeberprozesses standardisiert und in einem globalen Kommunikationskonzept im Unternehmensintranet sowie auf der Unternehmens-Homepage veröffentlicht. Die Kenntnis des Hinweisgebersystems wird unter anderem über soziale Audits in den Mitarbeitendeninterviews abgefragt. Hinweise auf mögliche Compliance-Risiken oder -Verstöße werden unverzüglich, unabhängig und objektiv untersucht. Der zugrundeliegende Prozess ist im Intranet und auf der Homepage dargelegt. Die Entscheidung zur Einleitung einer Compliance-Untersuchung basiert auf den Umständen des Einzelfalls und den Erkenntnissen der Evaluierung.

Meldekanäle und Schutzmaßnahmen

Hinweise auf mögliche Regelverstöße können von Mitarbeitenden, Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Dritten über verschiedene Kanäle und in mehreren Sprachen gemeldet werden. Diese Hinweise gehen bei WACKER Group Compliance oder den entsprechenden Stellen ein, die vertraulich und zeitnah eine gründliche und angemessene Untersuchung durchführen. Der Schutz von Hinweisgebern und betroffenen Personen ist ein Grundprinzip unseres Hinweisgebersystems. Wir respektieren das Recht auf Vertraulichkeit und wahren die Unschuldsvermutung und Fairness der Untersuchungen.

Untersuchungsprozess

1. Abgabe eines Hinweises: Hinweise können jederzeit und in jeder Sprache gemeldet werden. Group Compliance prüft jede Meldung gründlich und systematisch gemäß den Unternehmensvorgaben. Hinweisgeber erhalten eine Eingangsbestätigung, und der gemeldete Sachverhalt wird inhaltlich geprüft.
2. Untersuchung des Sachverhalts: Bei begründetem Verdacht auf einen Regelverstoß wird eine Untersuchung eingeleitet. Die Ergebnisse werden rechtlich bewertet und geeignete Maßnahmen ergriffen. Hinweise, die nicht auf einen schweren Regelverstoß hinweisen, können an eine geeignete Stelle innerhalb der WACKER Gesellschaft übergeben werden.
3. Weiteres Vorgehen: Abhängig vom Untersuchungsergebnis werden Prozessänderungen, der Ausbau von Kontrollmaßnahmen oder disziplinarische Maßnahmen eingeleitet. Relevante Meldungen werden an entsprechende Einheiten im Unternehmen kommuniziert, und Hinweisgeber werden über den Stand und das Ergebnis der Untersuchung informiert.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

WACKER hat gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen umfangreiche Maßnahmen etabliert. Diese umfassen Schulungen und vertrauliche Gespräche mit Hinweisgebern, Beschuldigten und weiteren Informationsgebern. Der Schutz von Persönlichkeitsrechten, Datenschutzvorgaben und Vertraulichkeit hat höchste Priorität. Nach Abschluss einer Untersuchung werden bei Bedarf Folgemaßnahmen durch die zuständigen Bereiche eingeleitet. Group Compliance setzt sich in ausgewählten Fällen erneut mit den Hinweisgebern in Verbindung, um die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen zu überprüfen.

Compliance-Richtlinie

Die Mechanismen zur Ermittlung, zur Berichterstattung und zu den Untersuchungen sind in unseren unternehmensinternen Vorgaben, insbesondere der Konzernrichtlinie Compliance, verankert. Die Konzernrichtlinie Compliance beschreibt die grundlegenden Rahmenbedingungen und Vorgehensweisen des globalen Prozesses zur Meldung von (potenziellen) Compliance-Risiken und -Verstößen. Die Richtlinie wird fortlaufend auf Aktualität überprüft und bei Bedarf angepasst.

Unsere globale Compliance-Organisation ist unabhängig und weisungsfrei. Die Untersuchungsbeauftragten (Group Compliance Officer, Mitarbeiter von Corporate Audit) oder initiierte Untersuchungskomitees (z. B. lokales Compliance- Komitee, Menschenrechts-Task-Force) sind unabhängig von der involvierten Managementkette. Diese Untersuchungen werden unabhängig, neutral, unverzüglich und vertraulich initiiert, sofern die vorliegende Beweislage nachvollziehbar ist und eine Untersuchung rechtfertigt.

Compliance- und Antitrust-Schulungen

Compliance- und Antitrust-Schulungen sind Pflichtschulungen, die alle zwei Jahre konzernweit von allen Mitarbeitenden absolviert werden müssen. Im Berichtszeitraum fanden zudem weltweit Schulungen und Workshops zur konzernweiten Einführung des neuen globalen Code of Conduct von WACKER statt. Im Berichtszeitraum lag die weltweite Qualifizierungsquote bei 90 Prozent.

Funktionen, die ein erhöhtes Korruptions- und Bestechungsrisiko aufweisen, umfassen die Bereiche Einkauf und Logistik sowie Vertrieb und Distributoren-Management.

Im Berichtszeitraum wurden im Bereich Vertrieb und Distributoren-Management neue Safeguards und ein grundlegendes Konzept für die Steuerung der weltweiten Distributoren aus Compliance-Sicht festgelegt und ausgerollt. Während maßgebliche Teilprozesse, Maßnahmen und Kontrollen bereits in der Vergangenheit Bestandteil verschiedener Compliance-Management-Prozesse waren, wurden im Berichtszeitraum eine ganzheitliche konzeptionelle Aufarbeitung, die Definition einheitlicher Prozesse und Bewertungsverfahren sowie konkrete Compliance-Schulungsmaßnahmen weiterentwickelt.

Kommunikation und Compliance-Strategien

WACKER kommuniziert seine Strategien über das Intranet, die Unternehmens-Homepage sowie gezielte Workshops und Schulungsmaßnahmen. Im Berichtszeitraum wurde eine „Tone from the Top“-Botschaft entwickelt und weltweit veröffentlicht. Alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf die Unternehmensvorgaben über das Intranet und unser Dokumentenmanagementsystem.