Maßnahmen

Die Einhaltung der internen und externen Vorgaben und Unternehmensanforderungen soll durch die weltweite Compliance-Organisation sichergestellt werden.

Das Compliance-Management-System ist ein wesentlicher Bestandteil des „Three Lines of Defense“-Modells und gehört der zweiten Verteidigungslinie zur Risikosteuerung und -kontrolle an. Wir verweisen hierzu auf den Risikobericht.

Die Berücksichtigung der Berichterstattung interner und externer Interessenträger ist ein wichtiger Bestandteil des Compliance-Management-Systems. Unser Hinweisgebersystem gewährleistet, dass potenzielle Regelverstöße frühzeitig erkannt, aufgeklärt und abgestellt werden. Hinweise werden fair, zeitnah und angemessen geprüft und mit höchster Vertraulichkeit behandelt.

Hinweisgebersystem und Compliance

WACKER betreibt ein weltweites Hinweisgebersystem (EQS), das sowohl internen als auch externen Hinweisgebern – weltweit barrierefrei – zur Verfügung steht. Hinweise können persönlich oder anonym über das Hinweisgebersystem oder weitere Meldeformen (Helpdesk, Sammelpostfach, E-Mail, telefonisch oder persönlich) oder über eine externe Hotline abgegeben werden. Zusätzlich können Hinweise auch lokalen Compliance Officern, Führungskräften oder Arbeitnehmervertretern gemeldet werden. In den USA bietet WACKER eine zusätzliche Hinweisabgabemöglichkeit über die Software-Plattform Navex an. Der Hinweisgeberprozess wird kontinuierlich auf Aktualisierungs- oder Optimierungsbedarf überprüft und bei Bedarf entsprechend aktualisiert.

Kommunikation und Transparenz

Im Berichtsjahr 2025 wurde die Kommunikation des globalen Hinweisgeberprozesses und die zugrunde liegenden Meldewege weiter ausgebaut und beispielsweise im Rahmen von lokalen Compliance Trainingsmaßnahmen thematisiert und damit weiter gefestigt. Die Kenntnis des Hinweisgebersystems wird unter anderem über soziale Audits in den Mitarbeitendeninterviews abgefragt.

Konzernübergreifend wurden weitergehende Kommunikationsmaßnahmen, wie zum Beispiel ansprechende Poster- und Plakataktionen zum Hinweisgeberprozess umgesetzt sowie neue Formen des persönlichen, barrierefreien und vertraulichen Austausches zur Compliance-Kultur und Unternehmenswerten (z. B. in Form des „DialogRaum“-Konzeptes) eingeführt.

Hinweise auf mögliche Compliance-Risiken oder -Verstöße werden unverzüglich, neutral und vertraulich untersucht. Der zugrunde liegende Prozess ist im Intranet und auf der Homepage des Unternehmens dargelegt. Die Entscheidung zur Einleitung einer Compliance-Untersuchung basiert auf den Umständen des Einzelfalls und den Erkenntnissen der initialen Evaluierung.

Meldekanäle und Schutzmaßnahmen

Hinweise auf mögliche Regelverstöße können von Mitarbeitenden, Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Dritten über verschiedene Kanäle und in mehreren Sprachen gemeldet werden. Diese Hinweise gehen bei WACKER Group Compliance oder den entsprechenden Stellen ein, die vertraulich und zeitnah eine gründliche und angemessene Untersuchung durchführen. Der Schutz von Hinweisgebern und betroffenen Personen ist ein Grundprinzip unseres Hinweisgebersystems. Wir respektieren das Recht auf Vertraulichkeit und wahren die Unschuldsvermutung und Fairness der Untersuchungen.

Untersuchungsprozess

Abgabe eines Hinweises: Meldungen können jederzeit, barrierefrei und in jeder Sprache an Group Compliance adressiert werden. Group Compliance prüft jede eigehende Meldung gründlich und systematisch gemäß den Unternehmensvorgaben. Hinweisgeber erhalten – insofern eine Postbox aktiviert wurde oder Kontaktdaten vorhanden sind – eine Eingangsbestätigung, ebenso kann eine Kommunikation erfolgen wie auch eine abschließende Rückmeldung nach Abschluss einer Untersuchung gegeben werden.
Untersuchung des Sachverhalts: Bei begründetem Verdacht auf einen Regelverstoß wird eine Untersuchung eingeleitet. Hierbei werden die zugrunde liegenden Unternehmensvorgaben, Untersuchungsprinzipien wie auch höchste Ansprüche an erforderliche Vertraulichkeitsmaßnahmen berücksichtigt. Bei Untersuchungen werden notwendige Experten, Fachwissen wie auch unternehmensspezifische Rahmenbedingungen einbezogen und berücksichtigt. Die Untersuchungsergebnisse werden rechtlich bewertet und – in Abhängigkeit der jeweiligen Erkenntnisse – geeignete Maßnahmen ergriffen.
Weiteres Vorgehen: Abhängig vom Untersuchungsergebnis können Prozessänderungen, der Ausbau von Kontrollmaßnahmen wie auch disziplinarische Maßnahmen eingeleitet werden. Relevante Meldungen werden – unter Berücksichtigung von Anforderungen an Vertraulichkeit und Persönlichkeitsschutz – an notwendige Einheiten im Unternehmen kommuniziert. Insofern möglich, werden Hinweisgeber über den Stand der Untersuchung wie auch der gewonnenen Erkenntnisse – im Einklang mit Unternehmensvorgaben informiert und in Kenntnis gesetzt.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

WACKER hat gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen umfangreiche Maßnahmen etabliert Diese umfassen Schulungen und vertrauliche (zum Teil zeitlich nachgelagerte) Gespräche mit Hinweisgebern, Beschuldigten und weiteren Informationsgebern. Der Schutz von Persönlichkeitsrechten, Datenschutzvorgaben und Vertraulichkeit hat höchste Priorität. Nach Abschluss einer Untersuchung werden bei Bedarf Folgemaßnahmen durch die zuständigen Bereiche eingeleitet. Group Compliance setzt sich in ausgewählten Fällen erneut mit den Hinweisgebern in Verbindung, um die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen zu überprüfen und Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Form, gemeinsam mit anderen involvierten Unternehmenseinheiten (Arbeitnehmervertretung, Human Resources, Menschenrechtsbeauftragter) auszuschließen.

Compliance-Richtlinie

Die Mechanismen zur Ermittlung, zur Berichterstattung und zu den Untersuchungen sind in unseren unternehmensinternen Vorgaben, insbesondere der Konzernrichtlinie Compliance, verankert. Die Konzernrichtlinie Compliance beschreibt die grundlegenden Rahmenbedingungen und Vorgehensweisen des globalen Prozesses zur Meldung von (potenziellen) Compliance-Risiken und -Verstößen. Die Richtlinie wird fortlaufend auf Aktualität überprüft und bei Bedarf angepasst.

Im aktuellen Geschäftsjahr wurden zwei neue Beiblätter der Compliance-Richtlinie zu den Themen „Geldwäscheprävention“ sowie „Ausschluss von Wettbewerbs- und Kartellrechtsverstößen“ eingeführt und veröffentlicht.

Unsere globale Compliance-Organisation ist unabhängig und weisungsfrei. Die Untersuchungsbeauftragten (Group Compliance Officer, Mitarbeiter von Corporate Audit) oder initiierte Untersuchungskomitees (z. B. lokales Compliance- Komitee, Human Rights Committee) sind unabhängig von der involvierten Managementkette. Notwendige Untersuchungshandlungen werden unabhängig, neutral, unverzüglich und vertraulich initiiert, sofern die vorliegende Beweislage nachvollziehbar ist und eine Untersuchung rechtfertigt.

Compliance- und Antitrust-Schulungen

Compliance- und Antitrust-Schulungen sind Pflichtschulungen, die alle zwei Jahre konzernweit von allen Mitarbeitenden absolviert werden müssen. Im Berichtszeitraum fanden zudem weltweit Schulungen und Workshops zur weiteren Implementierung des konzernweiten Verhaltenskodex von WACKER sowie Sensibilisierungsmaßnahmen zu weiteren Compliance-spezifischen Themenfeldern und Prävention statt. Im Berichtszeitraum lag die weltweite Qualifizierungsquote bei über 90 Prozent (Vorjahr über 90 Prozent).

Funktionen, die ein erhöhtes Korruptions- und Bestechungsrisiko aufweisen, umfassen die Bereiche Einkauf und Logistik sowie Vertrieb und Distributoren-Management.

Im Berichtszeitraum wurden im Vertrieb und Distributoren-Management Compliance-Safeguards und ein grundlegendes Konzept für die Steuerung der weltweiten Distributoren festgelegt und ausgerollt. Dies umfasst eine ganzheitliche konzeptionelle Aufarbeitung von Vorfällen, die Definition einheitlicher Prozesse und Bewertungsverfahren sowie konkrete Compliance-Schulungsmaßnahmen. Eine webbasierte Compliance-Schulung ist für jeden Vertriebspartner vorgesehen, der für WACKER zum Einsatz kommen soll. Damit wird ein ganzheitliches Compliance-Management der weltweiten Vertriebspartner und Distributoren von WACKER gewährleistet.

Kommunikation und Compliance-Strategien

WACKER kommuniziert seine Strategien über das Intranet und die Homepage des Unternehmens sowie mit Hilfe gezielter Workshops und Schulungsmaßnahmen. Im Berichtszeitraum wurde die „Tone from the Top“-Botschaft im Hinblick auf die globalen Vertriebspartner des Unternehmens weiterentwickelt und im Rahmen von zielgruppenspezifischen Schulungsmaßnahmen kommuniziert.

Auf die globalen Unternehmensvorgaben haben alle Mitarbeitenden und Unternehmensangehörigen über das Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens, gezielte Intranetseiten und weiterführende Kommunikationsmaßnahmen Zugriff bzw. werden darüber informiert und geschult. Darüber hinaus befinden sich der globale Verhaltenskodex sowie weitere Veröffentlichungen aus dem Compliance-Umfeld auch auf der Homepage des Unternehmens.