Risiko- und Compliancemanagement

Unternehmensrisiken steuern

Das Risiko- und Compliance-Management ist für WACKER ein integrierter Bestandteil der Unternehmensführung. Als weltweit tätiges Unternehmen sind wir einer Vielzahl unterschiedlicher Risiken ausgesetzt, die sich unmittelbar aus unserer operativen Tätigkeit ergeben. Ausgehend vom vertretbaren Gesamtrisiko entscheidet der Vorstand, welche Risiken wir eingehen, um Chancen nutzen zu können, die sich dem Unternehmen bieten.

Das Risikomanagement von WACKER hat das Ziel, Risiken so früh wie möglich zu erkennen, sie angemessen zu bewerten und durch geeignete Maßnahmen zu begrenzen. Risiken sind für uns interne und externe Ereignisse, die ein Erreichen unserer Ziele und Prognosen negativ beeinflussen können. In den Risikokonsolidierungskreis sind alle Mehrheitsgesellschaften von WACKER einbezogen.

Als Chemieunternehmen haben wir eine besondere Verantwortung für den Betrieb unserer Anlagen und den Schutz von Mensch und Umwelt. An allen unseren Produktionsstandorten gibt es Mitarbeiter, die für die Themen Anlagen- und Arbeitssicherheit sowie Gesundheits- und Umweltschutz verantwortlich sind. Unser Risikomanagement entspricht den gesetzlichen Anforderungen und ist Bestandteil aller Entscheidungen und Geschäftsprozesse. Vorstand und Aufsichtsrat werden regelmäßig über die aktuelle Risikolage des Konzerns und der einzelnen Geschäftsbereiche informiert.

Um Unternehmensrisiken effektiv zu steuern und sicherzustellen, dass die ethischen Grundsätze der Unternehmensführung sowie die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden, folgt WACKER dem „Three Lines of Defense“-Modell.

“Three Lines of Defense”-Modell

• Die erste Verteidigungslinie liegt beim Management des operativen Geschäfts, das die Steuerung und Kontrolle der dort auftretenden Risiken sowie deren Handhabung verantwortet. Dazu gehört auch der Aufbau von funktionierenden internen Kontrollsystemen in den einzelnen operativen Einheiten.
• Die zweite Verteidigungslinie bilden das Risikomanagement und das Compliance-Management. Das Risikomanagement verfolgt systematisch die wesentlichen Risiken der operativen Einheiten und berichtet hierzu an den Vorstand. Das Compliance-Management sorgt dafür, dass die ethischen Grundsätze der Unternehmensführung eingehalten werden. Es identifiziert die entsprechenden gesetzlichen Anforderungen und Neuregelungen, gibt sie an alle betroffenen Unternehmenseinheiten weiter und führt Compliance-Schulungen für die Mitarbeiter durch. Das steuerliche Compliance-Management stellt sicher, dass die Wacker Chemie AG und ihre Tochtergesellschaften ihren steuerrechtlichen Verpflichtungen rechtzeitig und in vollem Umfang nachkommen. Die frühzeitige Einbindung der Steuerabteilung und Kontrollen der steuerlichen Vorprozesse tragen dazu bei, entsprechende Risiken zu minimieren.
• Die interne Revision arbeitet im Sinne einer dritten Verteidigungslinie als unabhängige Kontrollinstanz des Vorstandes. Sie prüft über Audits in regelmäßigen Abständen das Risikomanagement der Unternehmenseinheiten und die internen Kontrollsysteme der operativen Einheiten auf ihre Wirksamkeit. Dabei stimmt sich die Revision auch mit dem Compliance-Management ab, beispielsweise bei Untersuchungen und Maßnahmen zur Verhinderung von Korruption.

Compliance-Management

WACKER arbeitet nach ethischen Grundsätzen der Unternehmensführung, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen. Sie sind in unserem Code of Conduct zusammengefasst. Das Compliance-Management hat die Aufgabe, darauf hinzuwirken, dass diese Grundsätze sowie alle diesbezüglichen gesetzlichen Regelungen überall im Unternehmen eingehalten werden. Compliance-Schulungen sensibilisieren die Mitarbeiter für die einschlägigen Risiken und vermitteln Verhaltensregeln, die im Tagesgeschäft zu beachten sind. Geregelt ist das durch die Compliance-Richtlinie.

Die Compliance-Richtlinie enthält bei den Regelungen zum Lieferantenmanagement auch Angaben zu Konfliktmineralien.

Bei beobachteten Verstößen sind die Mitarbeiter angehalten, ihre Vorgesetzten, die Compliance-Beauftragten, den Betriebsrat oder die Verantwortlichen der Personalabteilung zu informieren. Die Mitarbeiter haben dabei auch die Möglichkeit, solche Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen geschützt zu geben, insbesondere unter Wahrung ihrer Anonymität.

Sogenannte Whistleblower Hotlines bestehen bei WACKER in den USA, Brasilien und China. WACKER Greater China verfügt beispielsweise über eine Compliance-Telefonhotline. Mitarbeiter und Geschäftspartner können über sie mögliche Verstöße anonym melden. Die Mitarbeiter der Region sind zudem aufgefordert, jedes Jahr ein Bekenntnis zu regelgerechtem Verhalten zu unterschreiben.

Verantwortlich für die Umsetzung des Regelwerks sind die Compliance Officer des Konzerns, die den Mitarbeitern auch als Ansprechpartner für alle Fragen rund um das Thema Compliance zur Verfügung stehen. Die weltweit 21 Compliance-Beauftragten des WACKER-Konzerns sitzen in Deutschland, den USA, China, Japan, Indien, Korea, Brasilien, Mexiko, Singapur, Russland, Norwegen sowie den Vereinigten Arabischen Emiraten. Compliance-Themen in Ländern, die hier nicht genannt sind, werden vom Chief Compliance Officer mit Unterstützung des Zentralbereichs Recht von Deutschland aus bearbeitet.

Eine Kernaufgabe der Compliance Officer liegt dabei in der Prävention. Sie schulen, informieren und beraten die Mitarbeiter und das Management, beispielsweise zu Strategien und Maßnahmen, um Korruption und andere Gesetzesverstöße zu verhindern. Im Jahr 2018 lag ein Schwerpunkt der Präsenzschulungen in den Ländern Indien, Libanon, Saudi-Arabien sowie den Vereinigten Arabischen Emiraten. Im Vorjahr legten wir Schwerpunkte auf die südostasiatischen Länder Indonesien, Philippinen, Singapur, Thailand und Vietnam. Im Berichtszeitraum haben wir neben unseren eigenen Mitarbeitern an diesen Standorten auch Beschäftigte unserer dortigen Distributoren geschult. Weitere Präsenzschulungen wurden am Standort Dubai durchgeführt.

Mit seinen Compliance-Programmen will WACKER Fehlverhalten verhindern, Risiken aus Fehlverhalten minimieren und – in Übereinstimmung mit dem Global Compact – Fälle von Korruption oder sonstigen Rechtsverstößen aufdecken. Dabei bedienen wir uns organisatorischer Regelungen wie der Funktionstrennung und des Vier-Augen-Prinzips. Durch die Funktionstrennung ist es einzelnen Mitarbeitern nicht möglich, etwa zahlungsauslösende Geschäftsprozesse allein durchzuführen. Ein Beispiel ist die grundsätzliche Trennung zwischen anfordernden Stellen und dem Einkauf. Das Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass jeder kritische Vorgang von einer zweiten Person begleitet wird.

Wesentliche Verstöße gegen die Compliance oder eine Gefährdung der ordnungsgemäßen Funktion der Kontrollsysteme mit einer Ergebnisauswirkung von mehr als 5 Mio. € wurden im Berichtszeitraum nicht identifiziert.

Interne Revision

Die interne Konzernrevision fungiert im Sinne einer dritten Verteidigungslinie als unabhängige Kontrollinstanz des Vorstandes. Sie hat Mitverantwortung für wirksame interne Kontrollsysteme in den verschiedenen operativen Prozessen und Systemen. Die von den operativen Einheiten anzuwendenden Ausgestaltungsprinzipien für ein internes Kontrollsystem wie zum Beispiel das Vier-Augen-Prinzip sind in einer weltweit gültigen Richtlinie verbindlich festgelegt und für kritische Funktionen dort näher erläutert.

Die Konzernrevision überprüft so im Auftrag des Vorstands primär prozessbezogen und mit Fokus auf interne Kontrollsysteme regelmäßig alle relevanten Funktionen und Unternehmensteile. Die Auswahl der Prüfungsthemen erfolgt nach einem risikoorientierten Ansatz. Dabei wird das Berichtswesen des Risikomanagements ebenso mit einbezogen wie die Berichte und Hinweise der Zentral- und Geschäftsbereiche und der größeren Beteiligungsgesellschaften. Der Prüfungsplan wird vom Vorstand ergänzt und verabschiedet sowie mit dem Prüfungsausschuss besprochen. Wenn notwendig wird der Plan unterjährig flexibel an geänderte Rahmenbedingungen angepasst.

Grundsätzlich werden jene Prozesse, Bereiche und Standorte häufiger geprüft, die in der Risikobewertung ein höheres Gefährdungspotential aufweisen. Kriterien für die Risikobewertung sind unter anderem

• die Relevanz der Funktion im Konzern,
• Konsequenzen eines möglichen Schadens,
• mögliche Auswirkungen von Compliance-Verstößen,
• die Art der Feststellungen bei vorangegangenen Prüfungen
• und die Einstufung des Lands nach dem Korruptionswahrnehmungsindex (CPI).

Im Berichtszeitraum hat die Konzernrevision

• weltweit bei einer Reihe von Tochtergesellschaften und Standorten Audits durchgeführt. Dabei wurden die wesentlichen Geschäftsprozesse auf Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit untersucht und gleichzeitig die Funktionsfähigkeit der internen Kontrollsysteme überprüft.
• Einen zusätzlichen Schwerpunkt bildeten Prüfungen im Bereich Informationstechnologie zur IT-Sicherheit, IT-Infrastruktur und Lizenznutzung.
• Darüber hinaus wurden ausgewählte Prozesse in weiteren Bereichen wie Logistik, Ingenieurtechnik, Personalwesen und Bilanzierung untersucht.
• Der regelkonforme Ablauf und die Effizienz von logistischen Prozessen und Funktionen wurde geprüft
• sowie die Einhaltung von Vorschriften beim Betrieb ausgewählter Gefahrstofflager.

Aus den Audits abgeleitete Maßnahmen zur Prozessoptimierung werden umgesetzt und von der Revision systematisch verfolgt. Zu den Ergebnissen und zum Realisierungsstatus der Maßnahmen berichtet die Revision regelmäßig an den Vorstand und den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats.

Externe Kontrolle

Extern wird das Risikofrüherkennungssystem durch den Abschlussprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung untersucht. Er berichtet darüber an Vorstand und Aufsichtsrat.

Im Jahr 2018 wurde im Rahmen eines externen Audits überprüft, ob die Angemessenheit, Implementierung und die Wirksamkeit unseres internen Revisionssystems dem Standard 983 des Instituts der Wirtschaftsprüfer entspricht. Die Untersuchung hat ergeben, dass die Konzernrevision der Wacker Chemie AG die Anforderungen der Internationalen Grundlagen für die berufliche Praxis der Internen Revision (International Professional Practices Framework, IPPF) erfüllt.

Bekämpfung von Korruption und Bestechung

In unserem Geschäftsmodell haben Korruption und Bestechung keinen Platz. Entsprechende Grundsätze sind in unserem Code of Conduct enthalten. Alle WACKER-Mitarbeiter sind verpflichtet, diese einzuhalten.

Compliance-Schulungen sensibilisieren die Mitarbeiter für die einschlägigen Risiken und vermitteln Verhaltensregeln, die im Tagesgeschäft zu beachten sind. Seit 2018 ist das Schulungsthema Compliance für alle WACKER-Mitarbeiter konzernweit verpflichtend. Bisher gehörten nur Mitarbeiter mit Kontakt zu externen Geschäftspartnern zur Zielgruppe der Fortbildung. Neu eingeführt wurde eine Compliance-Schulung für alle gewerblichen Mitarbeiter in Produktion, Werkstätten, Laboren und in der Logistik.

Mitarbeiter, die in Import- und Exportprozessen eingebunden sind, müssen alle zwei Jahre eine Online-Schulung zur Exportkontrolle absolvieren. Mitarbeiter in besonders sensiblen Funktionen, wie Geschäftsführer der Landesgesellschaften und Exportkontrollbeauftragte, müssen ihre Kenntnisse jährlich auffrischen. Exportkontrolle basiert auf nationalen und internationalen Gesetzen und hat das Ziel, die Verbreitung von Massenvernichtungswaffen zu verhindern, den internationalen Terrorismus zu bekämpfen und die Menschenrechte zu wahren. Hierfür ist es wichtig, nicht nur das auszuführende Gut zu prüfen, sondern auch das Empfangsland, den Kunden und die Endverwendung der Produkte.

Die Unternehmenskultur von WACKER ist von gegenseitigem Respekt und Vertrauen geprägt. Dennoch ist ein Fehlverhalten Einzelner nie auszuschließen. Hier setzen wir auf unsere internen Risikoprüfungen.

Gemäß dem Korruptionswahrnehmungsindex (CPI) von Transparency International ist WACKER überwiegend in Ländern geschäftlich aktiv, die ein geringes oder sehr geringes Korruptionsrisiko haben.

Umsatzanteile nach Korruptionsrisiko gemäß Transparency International¹